Zarządzanie ciągłością działania to system wdrażany przez organizacje w celu lepszego przewidywania i reagowania na zdarzenia, które mogą zakłócać działalność firmy. Aby mieć pewność, że wszystkie cele organizacji mogą być realizowane na akceptowalnym i ustalonym poziomie, konieczne jest umiejętne zrozumienie zagrożeń i ryzyka oraz reagowanie na nie tak, by nawet w przypadku wystąpienia problemów ciągłość działania pozostawała niezaburzona. Jak jednak wygląda system zarządzania ciągłością działania w praktyce i jakie normy ISO wspomagają jego budowanie?
Czym jest system zarządzania ciągłością działania?
Podstawowe wymagania, założenia oraz cele wdrożenia systemu zarządzania ciągłością działania zostały określone w normie ISO 22301, która dość jasno określa potrzebę tworzenia przez organizacje systemów, dzięki którym będą mogły poradzić sobie z ryzykiem, zagrożeniami i nieprzewidzianymi zdarzeniami bez utraty ciągłości działania. Idea systemu opartego o ISO 22301 zakłada oczywiście, że organizacja opracuje system pozwalający jej utrzymać ciągłość działania bez narażania swoich interesów i reputacji oraz działania niezgodnie ze swoimi założeniami, celami i budowanym wizerunkiem.
Ciągłość działania jest istotna dla każdej firmy, niezależnie od jej rozmiaru, branży czy skali działania. Jednocześnie jednak nie każdy będzie decydował się na budowanie i wdrażanie skomplikowanego systemu zarządzania ciągłością działania i certyfikował go zgodnie z normą ISO 22301, jeśli dotychczasowy system, choć niezgodny z wymogami normy, zapewnia wystarczającą ciągłość działań. W praktyce z certyfikowanych systemów zarządzania ciągłością działania ISO 22301 korzystają przede wszystkim organizacje w sektorze:
- finansowym,
- telekomunikacyjnym,
- publicznym,
- logistyki,
- transportu,
czyli wszędzie tam, gdzie ryzyko i zagrożenia są wysokie, wymagają dokładnej analizy, rozpoznania i przygotowania na wypadek zagrożenia, a także tam gdzie nawet małe incydenty mogą przynieść potencjalnie duże szkody.
Jak ISO 22301 reguluje działanie systemów zarządzania ciągłością działania?
Jako norma uznawana na arenie międzynarodowej i oparta o te same schematy działania co większość współczesnych norm ISO odnoszących się do systemów zarządzania, ISO 22301 wprowadza wymogi oparte o ciągłe doskonalenie, zrównoważony rozwój, umiejętność identyfikowania ryzyka i zagrożeń oraz wdrażanie skutecznych rozwiązań prewencyjnych oraz ciągłego monitoringu we wszystkich obszarach działania firmy, w całym kontekście organizacji. Zgodnie z ISO 22301, na funkcjonowanie przedsiębiorstwa może wpływać wiele różnych czynników wewnętrznych i zewnętrznych, dlatego ważne jest by przewidzieć możliwie jak najwięcej scenariuszy stwarzających ryzyko dla ciągłości działania, a następnie stworzyć i zaimplementować procedury pozwalające wyeliminować te scenariusze i ewentualne negatywne skutki ich zaistnienia.
Wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania ma sprawić, że powrót do normalnych operacji po wystąpieniu incydentu będzie skrócony w czasie do minimum i nie będzie wymagał nieosiągalnych nakładów finansowych czy zaprzestania pewnych operacji.
Norma ISO 22301 kładzie duży nacisk na analityczne podejście do całego procesu kontrolowania ciągłości działania oraz na umiejętność postrzegania organizacji jako całości. Tylko w taki sposób możliwe jest stworzenie i wdrożenie skutecznego systemu zarządzania ciągłością działania obejmującego przywracanie działań po awariach i incydentach, odzyskiwanie operacji i funkcjonalności organizacji oraz powrót do pełnej zdolności operacyjnej bez nadmiernych strat czasowych i wizerunkowych.
Jak wygląda proces wdrażania ISO 22301 i co można dzięki temu osiągnąć?
Aby skutecznie wdrożyć system zarządzania ciągłością działania oparty o wymogi ISO 22301, organizacja powinna przeanalizować swoją dotychczasową politykę działania i zmodyfikować ją tak, by możliwe było nie tylko wdrożenie nowych zasad, ale i utrzymanie systemu zarządzania ciągłością działania bez narażania się na dodatkowe ryzyko. Organizacja powinna określić swoje cele dla zarządzania ciągłością działania, wdrożyć mechanizmy ułatwiające zarządzanie ciągłością organizacji, a także zbudować system monitorowania i oceny ciągłości działania dający szansę na weryfikowanie skuteczności wdrożonego systemu i jego ciągłe doskonalenie.
ISO 22301 może zostać wdrożone przez każdą organizację, która chce zredukować do minimum ryzyko wystąpienia incydentów i zakłóceń ciągłości działania w firmie, chce zapewnić sobie możliwość odtworzenia pełnej zdolności do działania organizacji w określonym czasie od wystąpienia incydentu, a także chce podnieść wiarygodność firmy w oczach klientów i inwestorów prezentując odpowiedzialne podejście do kwestii ciągłości działania. Współczesny rynek jest niezwykle konkurencyjny i duże organizacje narażone na wystąpienie wielu incydentów muszą być w stanie udowodnić, że są na takie zagrożenia odpowiednio przygotowane. W innym przypadku zdobycie zaufania i pozycji na rynku zdają się być obecnie niemożliwe.