Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego czy prowadzi małą firmę, czy jest liderem w danym sektorze rynku, powinien zadbać o odpowiednią ochronę danych i bezpieczeństwo informacji z zakresu kadr i płac. Obecnie ryzyko potencjalnych zagrożeń związanych z włamaniem do sieci firmowej jest na tyle duże, że właściciele firm muszą podjąć kroki, dzięki którym zminimalizują możliwość kradzieży informacji przez osoby postronne. Wprowadzenie zasad mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i prywatności, zwłaszcza w systemach płac online, mają szczególny wpływ na wizerunek przedsiębiorstwa oraz zaufania pracowników.
Dlaczego bezpieczeństwo i ochrona prywatności w płacach online jest tak ważna?
Obecnie ilość zgłoszeń dotycząca włamań do prywatnej sieci firmy czy udostępnienie informacji z zakresu kadr i płac osobom do tego nieuprawnionym jest największa w historii. Wynika to z faktu słabych zabezpieczeń sieci przedsiębiorstw, jak i zwiększonych ataków hakerskich oraz cyberprzestępców. Zdarza się również, że do incydentów związanych z kradzieżą danych dochodzi w ramach rywalizacji wśród konkurencji, która za wszelką cenę stara się pozyskać wrażliwe dane.
Bezpieczeństwo i ochrona prywatności danych wrażliwych to jeden z podstawowych obowiązków każdego właściciela firmy, który zatrudnia pracowników. W księgach kadrowo-płacowych znajdują się wrażliwe informacje na temat każdego pracownika – jak dane osobowe, adres zamieszkania, numer PESEL. Dodatkowo biuro Kadr i Płac przechowuje wszystkie informacje dotyczące wysokości wynagrodzenia pracownika, wysokości jego składek na Ubezpieczenie Społeczne oraz podatku VAT. Nieautoryzowane udostępnienie tych informacji może mieć poważne konsekwencje zarówno dla pracodawcy, czyli właściciela firmy, jak i biura rachunkowego zajmującego się kwestiami kadrowo-płacowymi.
W jaki sposób uniknąć naruszenia danych i kradzieży tożsamości?
Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, że w żadnej organizacji dane nie są bezpieczne – niezależnie od ilości podejmowanych kroków w celu ochrony serwerów, na których przechowywane są dokumenty personalne oraz dane związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Konsekwencją naruszenia bezpieczeństwa i prywatności w systemach płacowych to między innymi utrata:
- płynności finansowej,
- wiarygodności i wizerunku na rynku pracy,
- zaufania pracowników, kontrahentów,
- klientów.
Dobre praktyki zapewniające ochronę i bezpieczeństwo danych z zakresu kadr i płac
Trudno się zatem dziwić, że właściciele przedsiębiorstw oraz biura specjalizujące się w prowadzeniu obsługi płac online, stawiają na pierwszym miejscu zasadę Zero Trust. Oznacza to między innymi ograniczone zaufanie do pracowników oraz użytkowników zewnętrznych, którzy mogą w sposób nieświadomy udostępnić dane.
Z tego względu przedsiębiorstwa pragnące zabezpieczyć swoją działalność przed kradzieżą danych, powinni wprowadzić konkretne działania.
Prowadzenie szkoleń dotyczących bezpieczeństwa IT wśród pracowników
Nieustanna edukacja kadry pracowniczej odnośnie bezpieczeństwa danych na serwerach IT, to pierwszy krok do tego, aby zachowywali czujność podczas codziennej pracy. Wbrew pozorom nie tylko przedsiębiorcy czy obsługa kadr odpowiada za udostępnianie danych wrażliwych – najwięcej przypadków związanych z naruszeniem prywatności wynika z nieostrożności pracowników.
Autoryzacja dwuskładnikowa haseł i szkolenia w tym zakresie
Silne oraz trudne do złamania hasła to jedno z najprostszych i najchętniej stosowanych zabezpieczeń serwerów firmy. Pracownicy, którzy przestrzegają polityki firmy w zakresie cyberbezpieczeństwa i zakładają mocne hasła, minimalizują ryzyko włamania się do sieci firmowej i kradzieży danych. Podobnie działa dwuskładnikowa autoryzacja, dzięki której możliwe jest potwierdzenie tożsamości osoby, która ma dostęp do wrażliwych informacji.
Szyfrowanie danych z zakresu kadr i płac
Zabezpieczanie danych kadrowo-płacowych może odbywać się na różnych poziomach. Najczęściej to jednak zabezpieczanie plików specjalnymi kombinacjami haseł bądź uniemożliwienie ich odtworzenia w niebezpiecznych, nieautoryzowanych aplikacjach pozwala na zapewnienie ochrony ich zawartości.
Obsługa płac online a bezpieczeństwo danych
Obsługa z zakresu kadr i płac mierzy się z dużym wyzwaniem w związku z zapewnieniem bezpieczeństwa danych. Dlatego też oprócz podjęcia standardowych kroków związanych z zachowaniem prywatności klientów, powinni korzystać jedynie ze sprawdzonego i prywatnego oprogramowania do prowadzenia obsługi prac online. Kluczowe jest także przygotowanie planu awaryjnego w przypadku wycieku informacji – w tym między innymi zawiadomienie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Profesjonalne biura zajmujące się obsługą płac online dbają o bezpieczeństwo i prywatność danych swoich klientów oraz ich pracowników.