Dla firm zastanawiających się, jak poprawić jakość swoich produktów i usług oraz spełnić oczekiwania klientów, rozwiązaniem mogą być normy ISO. W szczególności rodzina ISO 9000 jest tą, która zajmuje się aspektami zarządzania jakością. ISO 9001 jest jedyną certyfikowaną normą w tej rodzinie i może być stosowana przez każdą organizację, niezależnie od jej wielkości i sektora.
Jednak, co obejmuje norma ISO 9001, kto ją certyfikuje, jak się ją uzyskuje oraz czy warto ją wprowadzać samodzielnie?
Czym jest ISO 9001
Rodzina norm ISO 9000 odnosi się do jakości produktów i usług, a dokładniej, do systemów zarządzania jakością. ISO 9001:2015 to najnowsza wersja tej normy, która została znowelizowana w 2021 roku i zawiera wymagania, jakie musi spełniać system zarządzania jakością w każdej firmie. Firma będzie odpowiedzialna za dostosowanie tych wymagań do swojej działalności, produktów i usług.
Na czym dokładnie polega norma ISO 9001
ISO 9001 to międzynarodowa norma oparta na zasadach zarządzania jakością, która koncentruje się na kilku obszarach, w tym na konsumentach, ale także uwzględnia zaangażowanie i motywację kierownictwa, skupienie się na procesach i ciągłym doskonaleniu. Celem jest przecież poprawa satysfakcji klienta.
Chodzi również o optymalizację procesów, co usprawni podejmowanie decyzji przez kierownictwo, ponieważ będzie ono dysponowało większą ilością informacji. To z kolei zmniejszy ryzyko i zwiększy możliwości biznesowe. Inne aspekty objęte tą normą to m.in. przywództwo, szkolenia pracowników, podejście procesowe, relacje z dostawcami i zarządzanie zasobami.
Norma ISO 9001 samodzielnie czy z pomocą audytora?
Firma, która chce uzyskać certyfikat jakości przyznawany przez ISO 9001 musi zapewnić, że jej system działa w oparciu o zasady tej normy. Dlatego zaleca się przeprowadzenie audytu wewnętrznego w celu sprawdzenia jakości systemów, z którymi się pracuje. Auditor wewnętrzny ISO 9001 pomoże w konkretny sposób realnie przygotować na wdrożenie certyfikatu do systemu zarządzania firmą.
Alternatywą jest przeprowadzenie zewnętrznego, niezależnego audytu, który zweryfikuje, czy spełniasz wymagania dotyczące certyfikacji zgodnie z tymi standardami jakości.
Jak w przypadku każdej normy ISO, należy udać się do jednostki certyfikującej, aby ocenić, czy firma przestrzega systemów zarządzania jakością zawartych w tej normie. Warto skorzystać z firmy, która dysponuje odpowiednią akredytacją, a więc taką, która jest kompetentna do oceny systemu zarządzania jakością przedsiębiorstwa. Z kolei posiadanie przez placówkę certyfikatu jakości oznacza, że spełnia ona międzynarodowe wymagania jakościowe.
Proces certyfikacji składa się z trzech etapów:
- dokumentacji,
- oceny,
- kwalifikacji.
Jeśli wynik fazy kwalifikacji jest zadowalający, uzyskuje się certyfikację. Jeśli wynik fazy kwalifikacji jest niezadowalający, jednostka certyfikująca wyszczególni wykryte błędy. Cały personel musi być odpowiednio przeszkolony, aby znać system zarządzania jakością, który ma być wdrożony, a wszystkie szczeble przedsiębiorstwa muszą być również zaangażowane.
Trudno jest przewidzieć, jaki może być koszt certyfikacji, ponieważ zależy on od wielu czynników. Ogólnie rzecz biorąc, jest to droższe przedsięwzięcie dla większych firm niż dla mniejszych. Jednostki akredytujące stosują się do wytycznych Międzynarodowego Forum Akredytacyjnego (IAF), które przewiduje skalę cenową w zależności od liczby pracowników. Jednak, pomimo wspomnianych kosztów, wdrożenie certyfikatu niesie ze sobą same korzyści dla firmy, również finansowe.
Zalety wynikające z wdrożenia normy ISO 9001
ISO 9001 służy firmom, które muszą wykazać swoją zdolność do dostarczania usług i produktów w sposób spójny i zgodny z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi w sposób, który zadowala klienta. Normę można również wykorzystać do celów kontraktowych, aby uzgodnić kryteria z klientem, a tym samym zdobyć kontrakty z dużymi firmami, które poszukują takiej certyfikacji.
Jedną z głównych zalet ISO 9001 jest to, że pomaga zapewnić dobre standardy jakości dla konsumentów, co może być bardzo korzystne dla firmy. Tak więc konsumenci, którzy widzą, że firma posiada certyfikat jakości ISO 9001:2015, będą wiedzieli, że spełniane są odpowiednie standardy jakości. Jest to doskonały sposób na wyróżnienie się na tle konkurencji w oczach klientów, inwestorów i udziałowców, ponieważ świadczy o zaangażowaniu w przestrzeganie międzynarodowych standardów, a jednocześnie o dogłębnym zrozumieniu samej firmy i sposobu jej działania. Jest to również przydatne w tworzeniu kultury korporacyjnej opartej na ciągłym doskonaleniu.