Usługi outsorcingowe

Categories Usługi biurowe
Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja danych jest to istotny proces działalności firmy, który polega na przechowywaniu ważnych (z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem) informacji na zwykłych kartkach papieru składowanych i przechowywanych w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają tylko osoby do tego upoważnione lub na różnego typu pamięciach masowych, do których zaliczamy: dysk twardy, pamięć taśmową, dyskietkę, płyty CD, karty pamięci, pamięć SSD i pamięć USB.

Obecnie najczęściej wykorzystuje się pendriva, karty pamięci oraz płyty CD. Nie wszystkie jednak archiwizowane dane są danymi poufnymi. W większości są to dane, które należy zachować w razie ich uszkodzenia lub utraty, a które są niezbędne dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Archiwizowane dane można podzielić na dwie zasadnicze grupy, pierwszą z nich są dane transakcyjne, których okres dostępu jest stosunkowo krótki, natomiast drugą grupą są dane historyczne i analogicznie okres dostępu do nich jest długi.

W Internecie istnieje wiele bezpłatnych programów, których zadaniem jest archiwizowanie danych, a oto kilka z nich. SyncBack Freeware jest to program który oprócz podstawowej funkcji jaką jest wspominana wcześniej archiwizacja ma możliwość również tworzenia kopii zapasowych ważnych plików oraz ich synchronizowanie dla danych użytkowników. Kolejnym łatwym w obsłudze jest program Bekaper. Posiada on podobne funkcje jak w wyżej wymienionym SyncBack Freeware, jednak tutaj istnieje opcja wykupienia abonamentu przez użytkownika, jeśli chce on korzystać z bardziej rozszerzonych opcji tego programu.

Archiwizacja danych, tworzenie kopii zapasowych to czasami żmudne zajęcie, trzeba jednak o nim pamiętać i rygorystycznie przestrzegać zasad archiwizowania danych, gdyż w dobie obecnego piractwa, fałszerstwa czy też oszustwa komputerowego, przedsiębiorstwa są cały czas narażone na zniekształcania lub całkowite usuwania danych z komputera, a dzięki archiwizacji można w bardzo prosty sposób przywracać je na odpowiednie miejsce.

Usługi biurowe i sekretarskie, choć wydawałyby się niezbyt istotnym elementem działalności przedsiębiorstwa, to w gruncie rzeczy odgrywają w nich bardzo ważną rolę i mają bardzo duży wpływ na prężność tych przedsiębiorstw. Z usług takich korzystają osoby, które nie chcą tworzyć osobiście dodatkowych etatów, bo na przykład prowadzą taką działalność, która nie wymaga od nich wynajmowania pomieszczeń biurowych i mogą prowadzić swoje przedsięwzięcia w domu.

Obecnie usługi biurowe i sekretarskie oferują niezwykle szeroki wachlarz swoich obowiązków, w skład których wchodzą najczęściej zagadnienia organizacyjne, pokrótce przedstawiamy kilka z nich: odbieranie i odsyłanie korespondencji swoich klientów, gdyż najczęściej są to mało istotne reklamy, którymi dyrektor firmy nie powinien zaprzątać sobie głowy, organizowanie szkoleń z zakresu rozwoju i funkcjonowania przedsiębiorstwa i szkoleń BHP – to następna czynność, jaka leży w obowiązkach sekretarki. Tutaj musi ona zarezerwować salę, przygotować dokumentację w ilości odpowiedniej do ilości osób, jaka ma uczestniczyć w tym spotkaniu, skontaktować się z odpowiednimi ludźmi, którzy będą prowadzić te spotkania i ustalić z nimi odpowiednią datę i godzinę. Jako prawa ręka dyrektora firmy powinna zajmować się archiwizacją i niszczeniem dokumentacji, ustalać terminy spotkań dyrektora z jego potencjalnymi klientami tak, by nie kolidowały z innymi.

Ponadto powinna zajmować się organizacyjną kwestią wyjazdów służbowych, to znaczy, że w jej obowiązkach leży rezerwowanie pokoi oraz biletów na przykład lotniczych dla pracowników. Może również zajmować się sporządzaniem list wynagrodzeń dla pracowników i tworzeniem rocznych lub miesięcznych deklaracji podatkowych. Oprócz wymienionych powyżej usług istnieje jeszcze szereg innych, mniej lub bardziej odpowiedzialnych. Zakres spełnianych obowiązków ustala się przed rozpoczęciem współpracy.

Prestiż firmy świadczącej usługi biurowe i sekretarskie można poznać po wynagrodzeniu, jakiego sobie życzy oraz po tym, czy proponuje swoim potencjalnym klientom okres próbny na sprawdzenie, czy wzajemna współpraca jest odpowiednia i zgodna z oczekiwaniami.