Firmy, które decydują się na wykupienie odpowiedniej usługi i korzystanie z własnej, firmowej skrzynki pocztowej prezentują się w oczach klientów czy potencjalnych partnerów biznesowych znacznie bardziej profesjonalnie, niż te korzystające z powszechnie dostępnych adresów e-mail. Sama skrzynka dostępna jest najczęściej w ramach wykupionej domeny, niezbędnej przy zakładaniu własnej strony internetowej. Biorąc pod uwagę jak ważny element promocji i budowania wizerunku w sieci stanowi dziś strona www, korzystanie z firmowej skrzynki pocztowej wydaje się naturalnym krokiem, choć wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy jak mocno wpływa na ich wizerunek forma adresu meilowego widocznego na wizytówkach czy stronie www. Co jednak zrobić, gdy firmowa poczta przestaje funkcjonować prawidłowo?
Jak działają firmowe skrzynki e-mail?
W przeciwieństwie do darmowych serwisów pocztowych takich jak gmail.com czy onet.pl, korzystanie z własnego, firmowego adresu e-mail jest płatne i wliczone jako usługa w koszt zakupu serwera, do którego przypiszemy naszą domenę i na którym zbudujemy firmową stronę www. W zależności od wykupionego pakietu możesz tu korzystać z jednego adresu firmowego, np. kontakt@firmaxyz, ale także z kilku adresów przypisanych do konkretnych usług czy działów w obrębie Twojej firmy. Osobne konta pocztowe mogą powstać dla działu sprzedaży, marketingu, na potrzeby rekrutacji czy nawet dla konkretnej kampanii promocyjnej. Mając wykupioną domenę i serwer można najczęściej poszerzyć liczbę kont pocztowych, dopłacając do odpowiednio rozbudowanego pakietu.
Samo działanie firmowej skrzynki e-mail nie różni się znacząco od obsługi tradycyjnego, darmowego konta pocztowego na jednym z darmowych serwisów. Nie jesteś tu jednak tak narażony na reklamy, niechciany spam czy zależne od serwerów na drugim końcu świata awarie, przez które firmowa poczta nie będzie działała przez długi czas. Obsługą poczty zajmuje się bezpośrednio dostawca serwera lub firma odpowiedzialna za pocztę i to z nią można, w razie problemów czy pytań, konsultować się w razie potrzeby.
Co zrobić, gdy firmowa poczta ulega awarii?
Niespodziewane awarie, usterki i różnego rodzaju problemy z działaniem i obsługą poczty firmowej mogą pojawić się niezależnie od tego z jak rozbudowanego pakietu pocztowego korzystasz czy na jak dobrym serwerze stoi Twoja strona internetowa. Ważne jednak, by w razie wystąpienia kłopotów z obsługą poczty jak najszybciej zgłosić się do swojego dostawcy i przekazać informację o problemach z dostępem do poczty. W wielu przypadkach okazuje się, że chwilowe przerwy w dostępie do usługi są spowodowane pewnymi, nieprzewidzianymi pracami na serwerze i sprawność zostanie przywrócona natychmiastowo, innym razem problem może okazać się głębiej zakorzeniony i będzie wymagał specjalistycznej pomocy informatycznej po stronie dostawcy.
Drugą opcją przy awariach poczty firmowej będzie nawiązanie ciągłej współpracy z serwisem informatycznym, który w ramach bieżącej obsługi IT Twojej firmy może zająć się także kwestiami sprawnego działania strony internetowej, poczty firmowej, obsługą domeny i serwerów. Problemy w połączeniu się z pocztą, wysyłaniem meili czy ich odbieraniem mogą wystąpić np. po przeprowadzonych aktualizacjach czy nieoczekiwanych zmianach w ustawieniach. Ich sprawdzenie, poprawienie i przetestowanie przez specjalistę IT dostępnego na potrzeby firmy pozwoli uniknąć długich przestojów w możliwościach kontaktu z klientami i kontrahentami. Jeśli nie korzystasz ze stałego wsparcia serwisowego IT, w firmach zajmujących się tego typu usługami możesz zamówić także jednorazową pomoc nakierowaną na rozwiązanie przyczyn konkretnej awarii.
Ważnym punktem do rozważenia w przypadku awarii poczty firmowej, szczególnie przy dość regularnie powtarzających się problemach jest zmiana dostawcy. Zakładając firmę i wykupując po raz pierwszy dostęp do domeny i serwerów często podejmujemy decyzję na podstawie najniższych cen czy najbardziej korzystnego dla naszej firmy pakietu. Usługi pierwszego dostawcy mogą z czasem okazać się niewystarczające, a przejście na wyższy pakiet zbyt kosztowne, by można było logicznie uzasadnić je w kosztach firmy. Przejście do nowego dostawcy i przeniesienie poczty na nowe serwery to zadanie, które zdecydowanie warto skonsultować ze specjalistą IT i w razie transferu domeny i poczty pozostawić w rękach doświadczonego zespołu – przy prawidłowo przeprowadzonym przeniesieniu, Twoja firma nie straci swojego unikalnego adresu pocztowego ani całej zawartości skrzynek, jakie były wykorzystywane u poprzedniego dostawcy.