Odpowiednie księgowanie dowodów źródłowych dokumentujących przeprowadzane operacje i transakcje jest podstawą zapewnienia transparentności działań firmy i wymogiem opisanym przez wiele obowiązujących ustaw i rozporządzeń, w tym podstawowej dla tej kwestii ustawie o rachunkowości. Przepisy określają m.in. elementy, jakie powinny zawierać wprowadzane do ewidencji dowody księgowe, wśród których wymieniany jest także podpis obu stron operacji. W miejscu tym pojawia się pewna rozbieżność – faktury VAT, będące jednym z wielu rodzajów dokumentów księgowych nie wymagają umieszczania na nich podpisu, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jak więc wygląda to w praktyce? Czy faktura VAT, w tym faktura wystawiana drogą elektroniczną, musi być podpisana?
Rodzaje dowodów źródłowych w księgowości
Księgowość klasyfikuje dowody źródłowe (księgowe) w zależności od ich przeznaczenia i jednostki sporządzającej, wyróżniając dowody własne (wewnętrzne i zewnętrzne) oraz dowody zewnętrzne. Dowody źródłowe własne obejmują wszystkie dowody księgowe wystawione przez przedsiębiorstwo, w tym np. karty imienne przychodów pracowników z tytułu wynagrodzeń oraz dokumenty KP. Dowody własne mogą być podzielone dalej na własne wewnętrzne, czyli dowody źródłowe wystawione na potrzeby przedsiębiorstwa (np. wydanie materiałów do produkcji) oraz własne zewnętrzne, wydawane dla jednostek obcych. W tej kategorii wyróżnimy dowody księgowe wystawiane dla kontrahentów oraz faktury sprzedaży VAT. Dowody księgowe zewnętrzne obce to dokumenty wystawiane przez obce jednostki organizacyjne (np. banki, dostawców czy inwestorów) i przekazane do ewidencji przedsiębiorstwa (np. faktury zakupu, wyciągi bankowe)
Inną stosowaną klasyfikacją dowodów źródłowych w księgowości jest ich podział na dokumenty zbiorcze, służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, dowody korygujące poprzednie zapisy, dowody zastępcze wystawiane w przypadku oczekiwania na otrzymanie zewnętrznego obcego dowodu źródłowego oraz dowody rozliczeniowe, dokumentujące dokonane wcześniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Jakie elementy musi zawierać dowód księgowy?
Ustawa o rachunkowości stanowi, że każdy dokument księgowy (źródłowy) powinien zawierać:
- określenie jego rodzaju,
- stron operacji (nazwa, adres i numery identyfikacyjne obu stron),
- opis przeprowadzonej operacji (wraz z jej wartością, ilością oraz ceną jednostkową),
- datę operacji i sporządzenia dowodu księgowego,
- czytelne podpisy osób odpowiedzialnych za operację,
- zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu i kwalifikujący go do ewidencji, wraz z podpisem osób odpowiedzialnych.
Wszystkie dokumenty źródłowe powinny zostać dokładnie sprawdzone pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Na dokumencie powinien pojawić się naniesiony numer księgowy, jakim został oznaczony w księgach.
Wymogi dla dokumentów księgowych a faktury wystawiane online
Faktura VAT jest jednym z przykładów dokumentów źródłowych klasyfikowanych jako dokument własny zewnętrzny. Zgodnie z przedstawionymi wyżej wymogami ustawy o rachunkowości, dokumenty księgowe powinny zostać podpisane przez osoby odpowiedzialne za przeprowadzoną operację.
Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, każda faktura powinna zawierać dane takie jak: data jej wystawienia, kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę, imiona i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towarów, numer identyfikacji podatnika i nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową, kwoty rabatów, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto oraz kwotę należności ogółem.
W powyższej liście nie ma wspomnienia o obowiązku umieszczania na fakturze podpisu, co wynika z obowiązujących przepisów zgodnych z tymi obowiązującymi w Unii Europejskiej. To wyjątkowo ważne, szczególnie dla firm, które korzystają z programu do wystawiania faktur online – przesyłane bezpośrednio do kontrahenta lub odbiorcy nie będą podpisane. Nie jest to jednak błąd, a sama faktura, jeśli zawiera wszystkie wymienione w ustawie elementy, jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym i formalnie nie różni się od podpisanej faktury papierowej. Ważne jest jednak zadbanie, ze strony przedsiębiorcy, o zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności e-faktur wystawianych z pomocą programów do fakturowania online.