Zarządzanie kryzysowe jest opracowaną zawczasu strategią, dzięki której firma jest w stanie zminimalizować szkody powstałe w razie nagłych wypadków obejmujących np. napad, zamach terrorystyczny, czy też śmierć pracownika. Jak wyglądają 4 fazy zarządzania kryzysowego? Jakie procedury należy wówczas wdrożyć?
Kiedy wdraża się zarządzanie kryzysowe?
Jest to procedura, jaka może mieć niebagatelne znaczenie, gdy firma stoi np. na progu bankructwa, rośnie ryzyko ataku terrorystycznego lub wystąpienia katastrofy naturalnej. Wówczas konieczne jest zmobilizowanie zasobów ludzkich do dużo bardziej wytężonej pracy, niż dzieje się to w zwyczajnym trybie.
System zarządzania ciągłością działania – 4 fazy
Faza 1: Zapobieganie
Na początku konieczna jest dogłębna ocena aktualnej sytuacji wraz z oszacowaniem tego, w jakim stopniu realne jest wystąpienie danego rodzaju zagrożenia. Przy czym, jeśli chodzi o zarządzanie kryzysowe w firmie, konieczne jest branie pod uwagę nie tylko spraw ściśle związanych z zakładem, lecz też ogólnokrajowej, a nawet ogólnoświatowej sytuacji polityczno-społecznej. Oprócz tego ważne jest uświadomienie pracowników co do możliwych zagrożeń i zapewnienie instrukcji postępowania na wypadek wystąpienia zagrożenia.
Faza 2: Przygotowanie
Ważnym elementem jest przygotowanie dokładnego planu, który precyzyjnie określi m.in. takie kwestie, jak:
- jakie procedury zostaną wdrożone na wypadek sytuacji kryzysowej,
- kto wejdzie w skład personelu zarządzania kryzysowego,
- ustalenie systemu alarmowania,
- rozplanowanie środków materialnych na wypadek wystąpienia kryzysu,
- ustalenie lidera,
- ogólne oszacowanie możliwości firmy w razie wystąpienia niebezpiecznej sytuacji.
Faza 3: Reakcja
Do tej fazy firma przechodzi już po pojawieniu się sytuacji kryzysowej. Na tym etapie ważne jest możliwie szybkie wdrożenie rozwiązań zapobiegawczych niebezpiecznemu rozwojowi sytuacji i minimalizujących powstałe szkody oraz po zakończeniu sytuacji, podjęcie możliwie szybkiej akcji pomocniczej.
W ramach skutecznego przeprowadzenia fazy reakcji konieczne jest gromadzenie wszelkich informacji, jakie mogą być w przyszłości pomocne w zidentyfikowaniu sprawcy kryzysowej sytuacji, a także w odbudowie dobrej kondycji firmy. Na tym etapie ważne są również prognozy skutków planowanych działań, a przede wszystkim stanowcze unikanie działań nieprzemyślanych. Ważne jest również branie pod uwagę skutków prawnych, jakie pociągną za sobą podejmowane działania.
Faza 4: Odbudowa
Ostatnia faza przewiduje podział na odbudowę krótkoterminową i długoterminową. Na etapie odbudowy krótkoterminowej odtwarzane są jedynie niezbędne systemy umożliwiające powrót do podstaw normalnego funkcjonowania. Z kolei odbudowa długoterminowa zakłada już całkowity powrót do stanu sprzed zdarzenia lub nawet do lepszego, tak aby firma była odporniejsza na zdarzenia tego typu.
Kto odpowiada za zarządzanie firmą w czasie kryzysu?
W kryzysowych sytuacjach odpowiedzialność za najważniejsze kwestie w firmie przejmuje powołany wcześniej sztab kryzysowy. Osoby te odpowiadają za wdrażanie procedur z zakresu prawa, BHP, a także w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi czy też informatyki, odpowiadając za chronienie firmy m.in. przed cyberatakami.
Sztabowi kryzysowemu podlegają wszyscy pozostali członkowie personelu, nie wyłączając z tego pracowników ochrony. Sztab odpowiada m.in. za udzielanie informacji odpowiednim służbom, a także zarządzanie pracownikami zarówno w formie stacjonarnej, jak i zdalnej.
Sztab kryzysowy w ramach zwalczania nagłych sytuacji, zobowiązany jest przeprowadzić przynajmniej wstępną ocenę zdarzenia, a także oszacować jego skalę. Bardzo ważne jest umiejętne zmobilizowanie pracowników do efektywnego działania w sytuacji podbramkowej i pod dużą presją czasu, co umożliwi zmniejszenie ponoszonych strat.
Rola szkoleń w skutecznym zarządzaniem kryzysowym
Obecne czasy są dla wielu firm mobilizujące do zatroszczenia się o plan awaryjny na wypadek nieprzewidzianej sytuacji, w czym mogą pomóc profesjonalne szkolenia m.in. z zakresu BHP, ergonomii stanowisk pracy, a nawet realizacja mniej typowych zleceń, obejmujących choćby tzw. audyty behawioralne, jako że czynnik ludzki jest obecnie coraz ważniejszy, jeśli chodzi o efektywne zarządzanie firmą.